NAMA TOPIK:
Customer Care For Secretaries & System Filing
BENTUK PELAKSANAAN:
In House Training
Overview
Sekretaris bersumber dari asal kata “Secret” yang berarti kerahasiaan. Diistilahkan sedemikian rupa untuk menggambarkan “secrecy” yang dijadikan kata kunci dalam pola hubungan antara sang Boss dengan sekretaris. Sehingga sangatlah jelas bahwa pola hubungan tersebut menuntut lebih dari sekedar kompetensi clerical yang kasat mata. Hubungan Boss dengan sekretarisnya memerlukan dinamika yang intensif, kecocokan yang saling melengkapi, bahkan keahlian “menjaga profesionalisme” agar tidak mengundang masalah yang tidak perlu.
Problem yang sering ditemui adalah, sang Boss memiliki kemauan yang terkadang “ajaib” dan bagi Sekretaris ia seperti mahluk asing dari Mars yang tidak mudah dimengerti. Lebih parahnya, sekretaris tidak memiliki pilihan lain kecuali harus mengerti. Jika tidak, itu bukan salah Bossnya, melainkan kekurangan sekretaris
- Bagaimana menghadapi semua ini?!
- Apakah ini berkaitan dengan soal Effective Listening?!
- Atau soal Emotional Intelligent?!
- Atau semata urusan “jam terbang” si sekretaris?!
Fenomena lain, diprediksi pada era delapan puluhan, bahwa akan ada peledakan komunikasi surat menyurat dan kertas kerja disemua jenis perkantoran. Hal ini hampir melibatkan semua petugas, dari sekretaris sampai kepada petugas pengolahan data. Menggunungnya dokumen atau arsip setiap hari disemua perusahaan yang segera di file, akan mengganggu rutinitas pekerjaan. Maka tehnik-tehnik filing atau pengetahuan filing dan prosedur-prosedur yang efektif makin diperlukan.
Manfaat Pelatihan
- Memberikan pemahaman yang lebih mendalam mengenai keperdulian pada berbagai pihak kepada siapa mereka berhubungan, yang bermuara pada kualitas sebagai orientasi dasar pekerjaan sekretaris
- Mampu memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat kepada atasan, antar divisi atau pelanggan mengenai dokumen yang diperlukan
- Mampu menyimpan arsip dengan baik
- Memiliki pengetahuan dan keterampilan mengenai kearsipan
- Memiliki karyawan yang profesional khususnya yang berhadapan langsung dengan tugasnya sebagai sekretaris dan terhadap dokumen/arsip
- Bertanggung jawab kepada manajemen atas penyimpanan dokumen yang baik dan rapi
Who Should Attend?
- Sekretaris,
- Customer service,
- Marketing,
- Pengolahan data
Outline
Hari Pertama
Customer care for Secretaries
- Diskusi perilaku “care”
- Presentasi kelompok
- Fundamental of Customer Care
- Tantangan care – exercise
- Kualitas berasal dari diri
- Agenda for self-development
- Care for work
- Care for relationship
- Managing your priorities(and mind)
- Action plan Agenda Anda :
- When you do not care
Method
- Diskusi kelompok
- Presentasi
Hari Kedua
Filing System
- Prosedur Filing
- Langkah-langkah proses filing
- Filing Alfabetis
- Filing Surat Numerik
- Filing surat Geografis dan Filing surat Subyektif
- Metode pengawasan dan pemindahan arsip
- Memilih peralatan & perlengkapan filing
- Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing
- Membuat prosedur filing efisien
- Micro film dan Elektonik data
Speaker
Niam Muiz, Psi
DURASI EFEKTIF:
2 hari @ 8 jam = 16 jam
Pernyataan dan Sanggahan:
- Setiap materi / outline / syllabus inhouse training di atas tidak mengikat dan hanya merupakan gambaran awal tentang materi yang bisa diberikan setiap partner kami kepada perusahaan yang berminat pada topic yang bersangkutan.
- Dalam proses pengenalan kebutuhan training (TNA) yang lebih detail, partner kami akan melakukan penyesuaian-penyesuaian terhadap materi yang nantinya akan disajikan dalam training yang diadakan secara inhouse, sesuai analisa kebutuhan lebih lanjut dan kesepakatan keduabelah pihak.
- Materi Training yang di atas merupakan hak cipta dari masing-masing vendor / associate trainers yang menjadi partner kami. Segala pelanggaran hak cipta akan dituntut sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Warta Training tidak bertanggung jawab sepenuhnya bila terjadi pelanggaran hak cipta pihak lain dalam materi-materi yang tercantum dalam website ini.