MODERN OFFICE ADMINISTRATION AND FILLING SYSTEM

Hotel Grand Flower, Bandung | 04 – 07 Juni 2012 | Rp 5. 950.000/peserta
Hotel Harris Tuban Bali / Hotel Bintang  | 10 – 13 Desember 2012 | Rp 6. 950.000/peserta

PENGANTAR

Kantor merupakan pusat sistem administrasi. Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman) akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas bisnis perusahaan. Oleh karena itu, karyawan yang terlibat dalam kegiatan administrasi harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran. Pengetahuan tersebut meliputi antara lain tentang pengelolaan informasi (mengumpulkan, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, serta menyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha kantor (tata ruang kantor, pelayanan telepon, serta pelayanan tamu). Pelatihan ini dirancang bagi karyawan yang bekerja di bagian administrasi, baik sebagai office manager, staf administrasi, maupun sekretaris, agar mereka mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan.

CAKUPAN MATERI TRAINING :

1.    Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran Modern

• Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
• Ruang lingkup administrasi perkantoran
• Tujuan administrasi perkantoran
• Karakteristik administrasi perkantoran modern

2.    Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor

• Azas-azas manajemen perkantoran
• Struktur organisasi kantor

3.    Tata Ruang Kantor

• Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
• Azas tata ruang kantor
• Jenis tata ruang kantor
• Fasilitas kantor
• Penyusunan tata letak fasilitas kantor
• Tata lingkungan kantor
• Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

4.    Korespondensi

• Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
• Bagian-bagian surat
• Format surat
• Bahasa surat
• Langkah-langkah penyusunan surat
• Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar

5.    Pelayanan Telepon

• Persiapan yang perlu dilakukan
• Menerima telepon
• Menelepon
• Mencatat pesan-pesan melalui telepon
• Kesalahan dalam bertelepon

6.    Pelayanan Tamu

• Syarat penting penerima tamu
• Catatan identitas tamu
• Pelayanan terhadap tamu

7.    Dokumentasi dan Pengarsipan

• Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
• Jenis arsip
• Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan pendistribusian arsip
• Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
• Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
• Peminjaman arsip
• Penyusutan arsip
• Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip

8.    Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)

• Pengertian dan pentingnya SOP
• Simbol-simbol dalam SOP
• Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP

9.    Pengelolaan Inventarisasi

• Pengertian inventarisasi
• Pelaksanaan inventarisasi
• Mutasi barang
• Pemberian label dan kode barang
• Penghapusan barang

10.    Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor

• Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
• Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
• Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
• Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik

11.    Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran

• Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
• Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
• Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran

-    SofTware untuk administrasi perkantoran
-    Sistem Arsip Elektronik
-    Sistem Informasi Manajemen
-    Manajemen basis data
-    LAN, intranet, dan internet

MANFAAT YANG DIPEROLEH :

Setelah  mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu :

1. Memahami paradigma baru manajemen perkantoran, prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola aktivitas administrasi perkantoran yang baik.
2. Memahami prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola arsip yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi.
3. Memahami cara-cara mengelola waktu yang efektif dalam melakukan aktivitas administrasi perkantoran.

SIAPA YANG SEBAIKNYA MENGIKUTI TRAINING INI

Pimpinan (manajer/supervisor/head section) atau support personnel (staf Administrasi/Sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan

INSTRUKTUR

Ir. Hendang Setyo Rukmi, MT dan Ir. Lukmanulhakim Almamalik, MT

Ir. Hendang Setyo Rukmi, MT. is a professional instructor in business and management, especially regarding Industrial Psychology, Organizational Behaviour, and Human Resources Management (topics : self development, motivation, leadership/supervisory, teamwork, stress and time management, problem solving and decision making, assertif behaviour, conflict management, negotiation, etc.); Communication (topics : bussiness letter writing, report writing and presentation skill, effective communicaton skill, etc.); Logistic Management (topics : procurement/purchasing, inventory control, warehousing, distribution, and supply chain management); Quality Management (topics : service quality management, costumer service and complaint handling, etc.); Project Management, Contract Management,  Engineering Economic, Cost Accounting and Financial Management (topics : budgetting, cost control, etc); Office Management and Filling System. She is undergraduate and master’s from Industrial Management and Engineering ITB and has international and nationally training experience. She is also lecturer in several university in Bandung (Institut Teknologi Nasional, Universitas Winaya Mukti, STIA LAN, etc.) and consultant for several companies and government institutional. In addition, he also has research experience at LAPI ITB.

Ir. Lukmanulhakim Almamalik, MT is a professional instructor in business and management, especially regarding Management Information System, Information Technology, System Thinking and System Modelling, Industrial Psychology, Human Resources Management, Communication, Filling System and Office Management, Quality Management, Accounting and Financial Management.  He is undergraduate and master’s from ITB (Industrial Management and Engineering) and has international and nationally training experience. He is also lecturer in several university in Bandung (STIA LAN, IPDN, Politeknik Piksi Ganesha, etc.) and consultant for several companies and government institutional.  In addition, he also has professional experience at various companies such as PT. Trans-Pacific Petrochemical  Indotama, PT. Swadharma Duta Data,  PT Media Nusa Komunika, and  PT. Talenta Cipta Sarana.

Their clients : PT. Timah Tbk. PT Arun LNG, PT. Batu Bara Bukit Kendi, PT. Chevron Pacific Indonesia,  PT. Freeport Indonesia, PT. Medco E&P,  PT. Semen Gresik (persero) Tbk.,  PT. Freefort,  PT. Petrochina International,   PT. Vico Indonesia,  PT. Pertamina,  Cnooc Ses Ltd.,  PT. British Petroleum, PT. Pupuk Kaltim,  PT. Badak NGL,  PT. Kaltim Pacific Amoniak,  PT. Bogasari, PT. Lekomaras,  PT. Kaltim Prima Coal (KPC),  PT. Star Energi, PT. Siemens, PT. Transportasi Gas Indonesia, PT. Alumina, PT. Aneka Tambang, PT. Mina Mas, PT. Bank Mutiara, PT. Bank Mandiri, PT. Pikiran Rakyat, Departemen Perindustrian RI, Pemda TK II Kota Bandung, Departemen Perhubungan, Kementerian Negara Koperasi dan UKM, Depdagri, etc.

TEMPAT TRAINING

• Hotel Golden Flower ,  Bandung
• Hotel Harris Tuban Bali / Hotel Bintang****

DURASI TRAINING

4  hari

WAKTU TRAINING

1. 04 – 07 Juni 2012
2. 10 – 13 Desember 2012

HARGA INVESTASI/PESERTA

Bandung

1. Rp 5.950.000/peserta (bayar penuh)  atau
2. Rp 5.750.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training)  atau
3. Rp 5.500.000/peserta (peserta bergroup yang terdiri dari 3 peserta atau lebih dari 1 perusahaan yang sama)

Bali

1. Rp 6.950.000/peserta (bayar penuh)  atau
2. Rp 6.750.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training)  atau
3. Rp 6.500.000/peserta (peserta bergroup yang terdiri dari 3 peserta atau lebih dari 1 perusahaan yang sama)

FASILITAS UNTUK PESERTA

1. Modul Training
2. CD Training berisi materi training
3. Sertifikat
4. ATK: NoteBook dan Ballpoint
5. Jaket atau rompi atau T-Shirt
6. Tas atau ransel
7. Foto Training
8. Ruang Training dengan fasilitas Full AC dan multimedia
9. Makan siang dan 2 kali coffeebreak
10. Instruktur yang Qualified
11. Transportasi untuk peserta dari hotel penginapan ke hotel tempat training – PP (jika peserta minimal dari satu perusahaan ada 4 peserta)