Document Management and Electronic Filing Implementation

Document Management and Filing System : Principles and Practice (UU Kearsipan Terbaru NOMOR 43 TAHUN 2009)
Document Management and Electronic Filing Implementation

Harris Hotel Tebet / Ibis Hotel | Selasa-Rabu, 27 – 28 September 2011 | 09.00 – 16.00 WIB | Rp. 2.650.000,- per participant (Full Fare Price)
Hotel Oval Surabaya / Hotel Santika Surabaya| Kamis-Jum’at, 17 – 18 Oktober 2011 | 09.00 – 16.00 WIB | Rp. 2.650.000,- per participant (Full Fare Price)
Harris Hotel Tebet / Ibis Hotel | Kamis-Jum’at, 17 – 18 November 2011 | 09.00 – 16.00 WIB| Rp. 2.650.000,- per participant (Full Fare Price)




Arsip/dokumen perusahaan merupakan asset dari setiap perusahaan. Apabila arsip/dokumen yang dimiliki oleh perusahaan kurang baik pengelolaannya, maka akan mempengaruhi tingkat reputasi dan mobilitas suatu perusahaan/organisasi tersebut. Arsip/dokumen perusahaan mempunyai arti yang sangat penting sebagai alat dasar manajemen, yaitu untuk menyusun rencana program (business plan), mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan. Untuk melaksanakan semua fungsi ini diperlukan data dan informasi yang up-to-date, dalam bentuk yang tepat, pada saat yang tepat dan tempat yang tepat, dengan adanya arsip/records akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai.

Saat ini system filing arsip/dokumen di perusahaan pada umumnya belum dikelola dengan benar bahkan tidak dikelola dengan baik padahal dokumen adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu dijaga dan disimpan dengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Sudah tentu, dengan mempertimbangkan hal tersebut di atas, perlu dilakukan suatu upaya untuk memberikan pengetahuan tentang pengelolaan arsip/dokumen perusahaan secara baik dan benar dengan menyediakan pelatihan di bidang yang dapat meningkatkan pemahaman, keterampilan dan kepedulian terhadap risiko dokumen Perusahaan. Training di bidang kearsipan merupakan suatu solusi untuk menjawab kebutuhan tersebut, kami dari Target Indo Filing mengajukan Penawaran Workshop Manjemen Dokumen yang akan dikemas dalam bentuk ‘In-Company Training’.



TUJUAN PELATIHAN:

Tujuan training ini adalah memberikan bekal praktis dan sistematis kepada peserta mengenai pemahaman arsip/dokumen, manfaat dokumen dan filing, prinsip pemberkasan arsip/dokumen perusahaan, dan system filing yang efektif, cepat dan tepat serta efisien, sesuai dengan tujuan dan target dari VISI dan MISI perusahaan atau organisasi.



MANFAAT PELATIHAN:

Diharapkan setelah mengikuti training ini peserta mampu:

  1. Memahami perbedaan dan jenis arsip/dokumen perusahaan
  2. Memahami pentingnya dokumen dan cara penyimpanan-nya
  3. Mengetahui pola penyimpanan arsip/dokumen perusahaan yang efektif, cepat dan tepat serta efisiens serta modifikasinya
  4. Mampu mempraktekan system-system tersebut sesuai dengan kebutuhan di masing-masing perusahaan dan mengintegrasikannya dalam operasi bisnis.



PELATIHAN SANGAT PENTING BAGI :

Training ini didesign untuk para arsiparis (petugas arsip), petugas administrasi, pengolah data, sekretaris dan siapapun yang berkecimpung dalam pengelolaan dokumen di organisasi maupun perusahaan.



METODE PELATIHAN :

Training ini akan menggunkan metode adult learning principles, experimental leaning, fun leaning dan workshop dimana peserta dapat secara langsung melakukan pekerjaan dibawah bimbingan pemakalah (trainer).

Acara ini dibagi menjadi dua hari;

  • Hari 1: training, membahas pengertian arsip/dokumen perusahaan, jenis, fungsi dan manfaat arsip/dokumen perusahaan serta kendalanya permasalahannya. Dilanjutkan dengan workshop, berisi praktek pemahaman arsip/dokumen perusahaan dilanjutkan dengan diskusi dan simpulan.
  • Hari 2: training, membahas cara pengelolaan system arsip/dokumen perusahaan yang efektif, cepat dan tepat serta efisien. Dilanjutkan dengan workshop, berisi praktek pengelolaan arsip/dokumen perusahaan dilanjutkan dengan diskusi dan simpulan.

Event ini akan memberikan dampak sangat positif bagi perusahaan baik perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan skala besar yang memiliki kuantitas dokumen yang sangat besar pula. Oleh karena itu, penanganan arsip yang efektif dan efisien sungguh akan membantu kelancaran usaha dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan demikian, untuk dapat mengelola arsip/dokumen perusahaan dengan benar, efektif, efisien dan akurat diperlukan sumberdaya manusia yang terampil dan benar-benar mengetahui cara pengelolaan arsip yang benar.



GARIS BESAR BAHASAN :

Materi pelatihan dapat dibagi sebagai berikut:

a. Arsip/dokumen perusahaan; principles

Tujuan: Memberikan pengetahuan tentang pengertian, jenis, fungsi dan manfaat arsip/ dokumen perusahaan serta kendalanya permasalahannya

Berisi:

  • Pengertian arsip/dokumen perusahaan
  • Istilah-istilah kearsipan
  • Jenis arsip/dokumen perusahaan
  • Nilai guna, fungsi dan manfaat arsip/dokumen bagi perusahaan
  • Klasifikasi dan indeks
  • Pembahasan elektronik dokumen
  • Kendala dan permasalahan yang dihadapai dalam pengelolaan arsip/dokumen perusahaan
  • Peraturan terbaru mengenai pengolahan dan penyimpanan dokumen perusahaan


b. Document Management and Filing System; practice

Tujuan: Memberikan pengetahuan cara pengelolaan system arsip/dokumen perusahaan yang efektif, cepat dan tepat serta efisien

Berisi:

  • Prosedur Filing
  • Langkah-langkah proses filing
  • Filing Alfabetis
  • Filing Surat Numerik
  • Filing surat Geografis dan Filing surat Subyektif
  • Metode pengawasan dan pemindahan arsip
  • Memilih peralatan & perlengkapan filing
  • Pembentukan & Pemeliharaan Sistim filing
  • Membuat prosedur filing efisien
  • Penemuan Kembali (Database/aplikasi)
  • Electronic filing (e-filing)



SCHEDULE PELAKSANAAN PELATIHAN :

No

Sesi

Waktu

Materi

HARI PERTAMA

Arsip/dokumen perusahaan; principles

1.

I

09.00 – 10.00

Arsip/dokumen perusahaan: Pengertian, Istilah-istilah

kearsipan, Jenis arsip/dokumen perusahaan, Nilai guna,

fungsi dan manfaat arsip/dokumen bagi perusahaan,

Klasifikasi dan indeks.

Peraturan terbaru mengenai pengolahan dan penyimpanan arsip/dokumen perusahaan

2.

 

10.00 – 10.15

Coffee Break

3.

II

10.15 – 12.00

Praktek pengelolaan arsip/dokumen perusahaan dilanjutkan

dengan diskusi dan simpulan

4.

 

12.00 – 13.00

ISTIRAHAT

5.

III

13.00 – 15.00

Pembahasan elektronik dokumen: Pengertian, Jenis dan

sistem penyimpanan.

Peraturan terbaru mengenai pengolahan dan penyimpanan

arsip/dokumen elektronik perusahaan

6.

 

15.00 – 15.15

Coffee Break

7.

IV

15.00 – 16.30

Praktek pengelolaan arsip/dokumen elektronik perusahaan

dilanjutkan dengan diskusi dan simpulan

HARI KEDUA

Document Management and Electronic Filing System; practice

1.

I

09.00 – 10.00

Filing System: Prosedur Filing, Langkah-langkah proses

filing, Filing alphabetica, Filing Numerical,

Filing Chronological, Filing geographical filing systems, Filing

subject, Peralatan & perlengkapan filing, SOP filing

2.

 

10.00 – 10.15

Coffee Break

3.

II

10.15 – 12.00

Praktek filing system dilanjutkan dengan diskusi dan

simpulan

4.

 

12.00 – 13.00

ISTIRAHAT

5.

III

13.00 – 15.00

E-Filing: pengelolaan arsip elektronik baik software dan

hardware, implementasi pengelolaan arsip secara digital dan

aspek legalitasnya,

6.

 

15.00 – 15.15

Coffee Break

7.

IV

15.00 – 16.30

Praktek pengelolaan electronic filing dilanjutkan dengan

diskusi dan simpulan



Course Instructors
Arief Chaeruiyatmanto.
Memiliki background keahlian dan pengalaman dalam pelatihan dan anlisa project manajemen dokumen, spesialis dalam manajemen dokumen eksplorasi(minyak dan gas) atau lebih dikenal dengan ‘document control’ dan dokumen rekam medis rumah sakit’medical records’. Beliau mengembangkan proses, sistem, dan prosedur untuk mengelola, tracking, dan jadwal retensi dokumen berdasarkan kaidah dan persyaratan pemerintah dan hukum. Beliau juga memiliki dasar yang luas pengetahuan dalam manajemen dokumen digital dan terintegrasi solusi RM ( Records Management) yang sudah diimplementasikan dibeberapa klien yang di kerjakannya.

Ma’sum, SE.

Ma’sum, Seorang trainer muda berbakat dengan specialis keilmuan dalam bidang manajemen informasi, kearsipan dan perpustakaan. Beliau telah menangani berbabagai kasus kearsipan dan perpustakaan dibeberapa instansi, yayasan dan BUMN diantaranya Antam (Aneka Tambang), KBI (Kliring Berjangka Indonesia), Multi Utama Konsultindo (konsultan pajak), Tifa Foundation, dan Kasum (Kasus Munir). Saat ini beliau merupakan Founder & Director PT Target Indo Filing. Beliau juga aktif dan tergabung dalam komunitas Arsiparis dan Pustakawan Indonesia dalam mengembangkan dan mensosialisasikan system kearsipan dan perpustakaan di Indonesia.

Venue :

  • Harris Hotel Tebet / Ibis Hotel
  • Hotel Oval Surabaya / Hotel Santika Surabaya

Date :

  • Selasa-Rabu, 27 – 28 September 2011 | 09.00 – 16.00 WIB
  • Kamis-Jum’at, 17 – 18 Oktober 2011 | 09.00 – 16.00 WIB
  • Kamis-Jum’at, 17 – 18 November 2011 | 09.00 – 16.00 WIB



Investasi

  • Rp. 2.250.000,- per participant (Group Price) Min 3 Participants
  • Rp. 2.650.000,- per participant (Full Fare Price)
  •  Rp. 2.450.000,- per participant (Early Bird Price) Lunas 7 Hari Sebelum Training
  • SPECIAL !!!          Kirim 4 Peserta, Gratis Peserta Ke-5            SPECIAL !!!



Include

  • 1 Kali Makan Siang
  • 2 Kali Coffee Break
  • Organizer Book
  • Marker
  • Seminar Kit
  • Makalah Training
  • Sertifikat
  • CD Materi Presentasi Training
  • Trainer yang Berkualitas

Formulir Permintaaan Informasi Lanjutan / Pra-Pendaftaran Public Training
  1. INFORMATION OPTIONS
  2. (required)
  3. (required)
  4. PERSONAL DATA
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. PRE REGISTRATION DATA (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. MESSAGE FOR TRAINING PROVIDER
 

cforms contact form by delicious:days

Share and Enjoy: These icons link to social bookmarking sites where readers can share and discover new web pages.
  • TwitThis
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Google Bookmarks
  • Y!GG
  • Digg
  • del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • MySpace
  • Technorati
  • YahooMyWeb
  • YahooBuzz

About the Author:

Post a Comment