IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING (Pasti Jalan – Running)

IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING
Aryaduta Hotel Semanggi / Harris Hotel Jakarta ( Tebet ), Jakarta | 20 – 21 Desember 2011 | 08.30 – 16.30 | Rp 2.750.000,-(Pasti Jalan)


BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system. Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern. Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan. Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan. Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.

PURPOSE

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
  2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
  3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
  4. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
  5. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
  6. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
  7. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
  8. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
  9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
  10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

TRAINING SYLLABUS

  1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
  2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
  3. Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
  4. Nilai Guna, Fungsi Dan Manfaat Arsip/Dokumen Bagi Lembaga Negara/Badan Pemerintahan Dan Perusahaan/Perorangan.
  5. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
  6. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
  7. Regulasi terbaru Mengenai Pengolahan Dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan.
  8. Prosedure Filing System.
  9. Langkah-Langkah Proses Filing
  10. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Alfabetis
  11. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Numerik
  12. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Geografis Dan Filing Surat Subyektif
  13. Pemaparan Metode Pengawasan Dan Pemindahan Arsip
  14. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
  15. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim FIling
  16. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records Dan Archive).
  17. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen Dilakukan.
  18. Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
  19. Pemaparan Undang-Undang Kearsipan Ri Mulai Dari Awal Hingga Yang Undang-Undang Yang Terakhir (dari UU No. 7 tahun
  20. 1971 sampai dengan  UU Kearsipan 43 2009).
  21. Bagaimana mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen
  22. Menghitung rumus ratio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
  23. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
  24. Memahami implementasi dari  document control based on ISO 9001.
  25. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
  26. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
  27. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
  28. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
  29. Langkah-langkah Operasional dari Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
  30. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
  31. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
  32. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
  33. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
  34. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
  35. Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
  36. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
  37. Cases study / diskusi / tanya jawab.

TRAINING METHOD

Pelatihan ini menggunakan metode interaktif, dimana peserta dikenalkan kepada konsep, diberikan contoh aplikasinya, berlatih menggunakan konsep, mendiskusikan proses dan hasil latihan.

1. 25% Theory
2. 75% Practices (Step by step from using application electronics document management system software)
3. Dynamic and interactive training presentation

WHO SHOULD ATTEND

Staff, Leader, Supervisor, hingga Manager yang bertanggung jawab dalam proses filing document

LEAD FACILITATOR

ERAWAN SUPRIATNA, S. KOM & TIM

Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain di PT. Asiana IMI Industries, Tbk., PT. COMBIPHAR, di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager EDP dan Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir beliau adalah sebagai Direktur di PT. Target Digital Solusindo. Beliau juga pernah memberikan pelatihan sebagai berikut : Mastering Microsoft Excel 2007 : Beyong Basic For Office Automation, Powerfull Data Analysis & Dashboard Reporting with Ms. Excel 2007, COBOL Programming, RPG Programming, FORTRAN Programming, RDBMS With SQL 2000, System Analyst and Design, VB6 Database programming, VF9 Database Programming, IT Security, ITIL, COBIT, dan lain-lain.

Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping dan NLP di bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah, pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.

Setiap Peserta diharapkan membawa laptop Untuk Praktik

Date

  • 20 – 21 Desember 2011   08.30 – 16.30

Venue
Aryaduta Hotel Semanggi / Harris Hotel Jakarta ( Tebet )

Investment :

 Desember

  • Rp 2.750.000,- ( Full Fare )
  • Early Bird : Rp 2.450.000,- (Paid 5 days Before 20 Desember2011)
  • Group Price : Rp 6.900.000,- (3 participants from the same company)
  • BONUS : SOFTWARE ELECTRONIC FILING

Formulir Permintaaan Informasi Lanjutan / Pra-Pendaftaran Public Training
  1. INFORMATION OPTIONS
  2. (required)
  3. (required)
  4. PERSONAL DATA
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. PRE REGISTRATION DATA (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. MESSAGE FOR TRAINING PROVIDER
 

cforms contact form by delicious:days

About the Author:

Post a Comment